Isala Ziekenhuis

Isala is een ziekenhuis met locaties in Zwolle, Meppel, Steenwijk, Kampen en Heerde. Bij Isala staan kwaliteit van zorg en persoonlijke betrokkenheid voorop. Begrijpelijke en optimale communicatie naar patiënten, maar ook naar eigen medewerkers, helpt mee om de kwaliteit van zorg zo hoog mogelijk te houden en zo betrokken mogelijk te zijn. Isala ziet narrowcasting, ofwel communicatie via beeldschermen, als een belangrijk communicatiekanaal om patiënten en medewerkers te bereiken. Daarom werd er bij de nieuwbouw van de locatie Meppel al in een vroeg stadium rekening gehouden met de plaatsing en aansluiting van narrowcastingschermen. Samen met onze partner HQ Healthcare hebben wij het ziekenhuis voorzien van Wachtkamerschermen®.

Narrowcasting is vanzelfsprekend

Jessica Janse, projectmanager bij de afdeling Informatisering & ICT van Isala: ”Dat de nieuwbouw in Meppel uitgerust zou worden met narrowcastingschermen was direct duidelijk. Patiënten zien informatieschermen tegenwoordig als een vanzelfsprekendheid en het valt juist op als er géén schermen zouden hangen. Daarom hebben we dit project heel serieus opgepakt en goed nagedacht over de meest ideale locaties voor de schermen. Zijn de schermen goed zichtbaar, staat de zon niet op de schermen, tot welke afstand is de tekst goed leesbaar, enzovoort. We konden door vroege betrokkenheid in de bouwtekeningen al rekening houden met alle aansluitingen zoals stroom en netwerk.”

Goede voorbereiding is het halve werk

Bij Isala zijn ze ervan overtuigd dat een goede voorbereiding het halve werk is. Naast het nadenken over de locaties van de schermen, werd er ook in een voeg stadium nagedacht over de doelen van de narrowcastingschermen. Zo werd er als eerste onderscheid gemaakt in schermen voor patiënten en medewerkers, omdat de communicatie richting deze doelgroepen verschilt van elkaar.

Jessica Janse vertelt dat de schermen op de verpleegafdelingen voornamelijk ingezet worden om mededelingen en informatie te tonen aan patiënten en bezoekers. De schermen op de poliklinieken worden ingezet met meerdere doelen: “Als eerste willen we patiënten een bevestiging geven dat ze op de juiste plek zitten. Dit doen we door een bericht in de voetregel te tonen met 'Welkom in de ontvangstruimte van ….' In een ander vak van het scherm worden ziekenhuisbrede berichten getoond om de patiënten te informeren en zo de betrokkenheid te verhogen. Denk hierbij aan berichten over de voorzieningen in het ziekenhuis, hoe Isala de kwaliteit van zorg zo hoog mogelijk houdt, maar ook berichten waarin verzoeken aan patiënten worden gedaan.”

Wachtrijmanagement van ChipSoft geïntegreerd

Daarnaast was er al in een vroeg stadium bekend dat een groot gedeelte van de schermen op de poliklinieken ingezet ging worden voor wachtrijmanagement van ChipSoft. Alleen was van te voren bekend dat deze koppeling ten tijde van de oplevering van de nieuwbouw nog niet beschikbaar zou zijn . Daarom werd er bij de indeling en inrichting van de schermen al wel rekening gehouden met het toekomstige wachtrijmanagement. Dit vak werd tijdelijk ingevuld als 'wachtverzachter' door het tonen van het regionale nieuws, het weerbericht en leuke wetenswaardigheden over de nieuwbouw.

“Vanuit Wachtkamerschermen® hebben we begeleiding gekregen in de vorm van zogenaamde contentsessies. Tijdens deze sessies kregen we adviezen en hulp bij het inrichten van de schermen en de beheeromgeving. Dit waren nuttige en prettige sessies. Ook heeft Wachtkamerschermen® ons geholpen door een schermindeling te ontwerpen waarbij het wachtrijmanagement van ChipSoft zo optimaal mogelijk wordt weergegeven. Daarnaast heeft Wachtkamerschermen® een maatwerk berichtensjabloon gemaakt om onze berichten geheel volgens onze huisstijl weer te geven. Wij hoeven alleen de tekst en de afbeelding in te voeren en het systeem regelt de rest”, aldus Jessica.

Interne communicatie verhoogt medewerkers betrokkenheid

Naast schermen voor patiënten en bezoekers, zijn er ook schermen voor de medewerkers van Isala. Deze schermen worden ingezet voor interne communicatie met als belangrijkste doel de betrokkenheid te verhogen. Er wordt onderscheid gemaakt tussen schermen op doorlooplocaties en in personeelsruimtes. Bij een doorlooplocatie, zoals de kledinguitgifte of een pantry, kijken medewerkers kort naar het scherm. Op deze schermen wordt enkel Isala-brede personeelsinformatie getoond. Jessica licht toe: ”Denk hierbij aan berichten van onze personeelsvereniging, mededelingen aan de medewerkers of een oproep voor de jaarlijkse griepvaccinatie.”

De schermen in de personeelsruimtes, zoals een koffiekamer, worden ingezet als een digitale nieuwsbrief. Jessica omschrijft dit als volgt: ”Deze schermen worden langer bekeken en daarom zijn dit schermen voor én door de medewerkers. Er worden bijvoorbeeld verjaardagen en jubilea getoond of nieuwe medewerkers voorgesteld. Dit verhoogt de betrokkenheid van collega’s onder elkaar en bevordert een fijne werksfeer.” Jessica maakt wel de kanttekening dat er vooraf goed is nagedacht over wie die schermen zien. Soms wordt een personeelsruimte even gebruikt om een persoonlijk gesprek te voeren met een patiënt en/of de familie: “In dat geval is het niet heel handig als er verjaardagen of personeelsnieuwtjes voorbij komen. Daarom houden we de schermen in die ruimtes iets algemener.”

Narrowcasting als volwaardig communicatiekanaal

Tot slot vroegen wij Jessica of ze nog een tip had voor organisaties die ook overwegen om narrowcasting in te zetten als communicatiekanaal: “Uiteraard moet je vooraf nadenken over waar de schermen komen te hangen en wat er op de schermen getoond gaat worden. Maar je moet ook goede afspraken maken over het onderhoud van de uitzendingen en de procedure bij storingen. Wie is verantwoordelijk voor de inhoud van de speellijsten? Hoe kunnen medewerkers een storing melden? Welke afdeling schiet er in actie bij een storing? Enzovoort. Als je dat allemaal op orde hebt, dan kun je narrowcasting echt inzetten als een volwaardig communicatiekanaal en draagt het daadwerkelijk bij aan de optimalisering van de communicatie!”

Dit project is een voorbeeld van een mooie samenwerking tussen tussen Wachtkamerschermen®, HQ Healthcare, Chipsoft én het Isala Ziekenhuis. Door de krachten te bundelen is er een passende oplossing gerealiseerd die bijdraagt aan een verhoging van efficiëncy en kwaliteit van zorg.

Foto's: Melanie Samat