Aanmeldsysteem met CGM koppeling

Huisartsenpraktijk Heitse is gevestigd in Heythuysen (ofwel Heitse), een gemoedelijk dorp in Midden-Limburg. De huisartsenpraktijk bestaat uit drie praktijkhouders en een waarnemend huisarts. Mevrouw Pascale Heuts, huisarts en één van de praktijkhouders, omschrijft de praktijk als een echte dorpspraktijk waar iedereen elkaar kent en klaarstaat voor elkaar.

Bij de praktijk waren ze op zoek naar een oplossing om de assistentes te ontlasten. Mevrouw Heuts vertelt: “We werken met een front- en backoffice. De frontoffice bestaat uit een balie met twee werkplekken. Veel patiënten meldden zich  eerst bij de balie  en  namen dan plaats in de wachtkamer.  Maar die assistentes waren ook druk met andere taken. We vonden dat daar verandering in moest komen.” 

Meegaan in de huidige tijd

De praktijk is processen gaan herschikken, zodat deze efficiënter lopen. Ook werd de mogelijkheid bekeken om met een aanmeldzuil te werken, zodat er minder patiënten langs de balie hoefden. “We vonden het belangrijk om mee te gaan in de huidige tijd. Aanmeldzuilen worden namelijk steeds gebruikelijker, ook in de zorg”, aldus mevrouw Heuts. Via ondersteuningsorganisatie Meditta werd Huisartsenpraktijk Heitse geattendeerd op het aanmeldsysteem van Wachtkamerschermen®. Mevrouw Heuts  en haar  praktijkmanager Frank  namen  contact op met Wachtkamerschermen® om een demonstratie in te plannen. Een tijdje later werd er een aanmeldzuil op proef geplaatst.

Pilot bevestigt tijdsbesparing

“We vonden het heel fijn dat we de aanmeldzuil eerst konden uitproberen. Wij waren namelijk de eerste praktijk waarbij het aanmeldsysteem werd gekoppeld met CGM. De communicatie voorafgaand aan de implementatie verliep aanvankelijk wat stroef, omdat het een nieuwe koppeling betrof waar meerdere partijen bij betrokken waren. Maar uiteindelijk verliep de installatie zelf geruisloos en was het zo geregeld!”

Francesco Bonaparte, accountmanager bij CGM vertelt dat ze er erg naar uitkeken om samen met Huisartsenpraktijk Heitse het aanmeldsysteem uit te testen: “De pilot gaf ons de bevestiging wat we eigenlijk al wisten: het aanmeldsysteem bespaart tijd. Ik heb van de praktijkassistentes vernomen dat ze echt meer rust ervaren aan de balie. En daar doen we het voor!”

Ook mevrouw Heuts bevestigt dit: “De assistentes vinden het heel fijn dat er een aanmeldzuil is. Ze merken zeker verschil. Het is echt rustiger geworden aan de balie, waardoor ze goed door kunnen werken en ongestoord een telefoongesprek kunnen voeren. Daarnaast is het fijn dat de artsen nu zien wanneer een patiënt zich heeft aangemeld en kan worden gehaald uit de wachtkamer”.

Even wennen

Voor de patiënten was het wel even wennen. Vooral het invoeren van de geboortedatum verloopt niet altijd goed. Mevrouw Heuts licht toe: “Een veelgemaakte fout is dat iemand als geboortejaar 46 invoert in plaats van 1946. De assistentes proberen patiënten hier zo veel mogelijk op te wijzen. En dit hoort nu eenmaal bij het gewenningsproces. Ik heb laatst ook even een patiënt geholpen die er niet uitkwam. De volgende keer kan die het dan wel zelf.”

Aanmeldzuil verhoogt klantvriendelijkheid

Francesco Bonaparte van CGM geeft aan dat hij een aanmeldzuil klantvriendelijk vindt: “De patiënt hoeft niet meer te wachten bij de balie en heeft meteen de bevestiging dat de huisarts weet dat hij/zij aanwezig is. Ook hoeven patiënten niet meer hardop hun naam en geboortedatum te zeggen. Dit is vooral prettig voor patiënten die gesteld zijn op hun privacy.”

Tot slot vroegen we aan Pascale Heuts of ze nog iets wilde zeggen tegen andere praktijken die ook een aanmeldzuil overwegen. Ze zei kort maar krachtig: “Gewoon doen!” En hier hebben wij uiteraard niets meer aan toe te voegen…